efficienza ufficio tecnico ekr orchestra

Suggerimenti per rendere ancora più efficiente l’ufficio tecnico

L’ufficio tecnico è quel reparto di un’azienda che si occupa di tutto ciò che riguarda la progettazione e lo sviluppo del prodotto.

Si tratta dunque di un settore aziendale in cui si richiede estrema precisione, organizzazione e attenzione al dettaglio.

Ma c’è un’altra cosa da considerare dell’ufficio tecnico.

Una sua caratteristica che conosci molto bene e che sai essere spesso motivo di ritardi e anche di errori. Stiamo parlando dell’immensa quantità di dati e informazioni tecniche di prodotto che l’ufficio tecnico produce, deve gestire e distribuire ogni giorno.

Soprattutto nelle aziende più piccole e meno strutturate, oggi questa gestione dei dati avviene ancora con strumenti inadeguati o vetusti, come ad esempio i fogli Excel o altri documenti che spesso sono solo cartacei.

Tutto questo si traduce nella maggioranza dei casi in informazioni ridondanti, dati che sono difficilmente utilizzabili e un rischio di errore altissimo.

Ad oggi, la fotografia dell’ufficio tecnico è spesso questa.

In tutto questo processo, si ritrova un altro grande problema.

Oltre a dover gestire in maniera precisa e sicura questi dati, l’ufficio tecnico e il personale specializzato devono produrre informazioni che poi dovranno essere usate ed elaborate da altri reparti con funzioni diverse (marketing, commerciali, ufficio acquisti).

Dunque, a questo punto si apre un altro scenario di rischio, ovvero quello dell’ambiguità delle informazioni.

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Già, perché non è scontato che le informazioni prodotte dall’ufficio tecnico, da professionisti specializzati in una materia particolare, siano facilmente comprensibili e quindi efficacemente utilizzabili anche da altri reparti, come ad esempio il reparto marketing.

Come puoi vedere i rischi che l’ufficio tecnico deve affrontare sono molti.

Lo sapevi che…

Circa il 20% del tempo dell’ufficio tecnico è utilizzato per rispondere a richieste di informazioni e di dati dagli altri reparti dell’azienda?

E come ben puoi immaginare, questa attività si traduce in un continuo e frenetico giro di chiamate, infiniti scambi di mail e un caos che aumenta sempre più tra i reparti.

Ciò fa perdere una quantità decisamente importante di tempo all’ufficio tecnico e a chi deve recuperare le informazioni per elaborare i propri documenti.

L’equazione diventa semplice:

più tempo sprecato per gestire e inviare informazioni

minore focalizzazione sul proprio lavoro tecnico

si traduce in…

minore efficienza dell’ufficio tecnico

Con tutte le conseguenze che puoi immaginare per la tua azienda.

Che cosa puoi fare quindi per rendere più efficiente il reparto tecnico?

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L’obiettivo è evidentemente fare in modo che vi sia una filiera di trasferimento dell’informazione che, seppur lunga, garantisca la distribuzione delle informazioni in maniera chiara, integra, tracciata e corretta.

Nella pratica vuole dire:

  • NON depositare le informazioni all’interno di documenti, siano l’amatissimo Excel (buono per tutto!) o Word o PowerPoint o PDF ecc. Perche? Per una semplicissima ragione: quando un’informazione, un dato, sono inclusi in un documento, c’è un solo modo per utilizzarli: fare il diabolico “copia/incolla”. Prendi un paragrafo da un documento, una colonna da un Excel e li incolli in un nuovo documento… e via così! Risultato: non ci si ritrova più. Si torna alla situazione precedente: è meglio che prendi il telefono e chiedi “a chi ne sa”.
  • Devi utilizzare una piattaforma tecnologica che ti permetta di:

a) raccogliere i dati, con una struttura così flessibile da poter contenere TUTTI i dati di prodotto, quelli di oggi e quelli di domani, che possono essere anche centinaia

b) che permetta l’inserimento con una modalità friendly che non impatti sulle abitudini delle persone

c) che permetta la connessione anche con data-base già esistenti in azienda (ERP, PLM, DAM) così da non dover replicare dati che sono già organizzati e “buoni”

d) che sia trasparente e che permetta a chiunque di trovare autonomamente ciò di cui ha bisogno

e) che accompagni il dato da quando viene creato, fino al suo utilizzo finale, mantenendo il legame con la sorgente.

Facciamo esempi pratici: se espongo un dato di prodotto sul web, questo deve poter essere immediatamente e automaticamente aggiornato quando l’ufficio tecnico lo modifica senza intervento di alcuno. Fin qui sembra facile.

Ora immagina quest’altra scena: un certo dato, una caratteristica del prodotto, viene modificato dall’ufficio tecnico. Ma quel dato è presente su 10 documenti (la scheda tecnica, il depliant, il catalogo generale, il manuale e… in molte lingue). Quanto tempo impiegherebbero i colleghi per aggiornarli tutti?  E con quali rischi di dimenticare qualcosa?

Ecco che una piattaforma PIM come EKR Orchestra® sarà in grado di aggiornare, perfino con una routine automatica, tutti i documenti in cui il dato è presente senza possibilità di errore. Basta telefonate, basta bozze, basta correzioni, basta “caccia al dato”!

Questo è ciò che noi definiamo efficienza!

E… non sentirti solo se nessuno ti chiamerà più per chiederti quel dato, quel valore, quella misura, quella tabella o per chiederti per la seconda volta di ricontrollare tutto il catalogo. Impiega il tuo tempo ad attività a più alto valore aggiunto e scopri nuove modalità di relazionarti con i colleghi.

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Giorgio Saleri
Business Developer

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