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“Siamo ancora troppo piccoli, non ci serve un PIM/CCMS”

Questa che hai appena letto è una delle risposte più frequenti che sentiamo dalle aziende che cominciano a prendere coscienza dell’inefficienza che sta dietro alla gestione dei dati di prodotto.

Quando un’azienda vuole approfondire la conoscenza di una piattaforma che permetta di gestire con facilità ed efficienza le informazioni di prodotto (un PIM, Product Information Management o Component Content Management System), spesso si mette a fare delle considerazioni.

Queste considerazioni hanno di solito due caratteristiche:

  1. si basano su com’è l’azienda ora, e non su come dovrebbe essere o potrebbe diventare in un prossimo futuro
  2. considerano l’oggetto dell’attività da eseguire ma non le risorse realmente coinvolte

Tutto questo porta a non valutare correttamente, obiettivamente e in maniera complessiva una soluzione come un PIM.

“Siamo ancora troppo piccoli, non ci serve un software del genere”

È questa la frase che spesso sentiamo dire in appuntamento dai Responsabili dell’Ufficio Tecnico o dai Responsabili Marketing.

Ma è davvero una “scusa” valida?

Si tratta di una considerazione veramente fondata, o si tratta di semplice inconsapevolezza?

Spesso, anche nelle aziende più piccole, fare un catalogo significa:

  • confrontarsi tra diversi team o colleghi
  • capire quali sono le informazioni e i dati necessari
  • cercare in azienda le informazioni necessarie
  • assicurarsi che le informazioni e i dati siano aggiornati e corretti (confrontandosi nuovamente con i colleghi)
  • fare diverse riunioni
  • far girare bozze da correggere o integrare le parti che nel frattempo son cambiate

E nel caso di cataloghi in diverse lingue…

  • individuare un professionista delle traduzioni o un’azienda specializzata
  • trasferire a questi il documento da tradurre
  • confrontarsi con l’agenzia di traduzione o il professionista più volte perché anche le traduzioni si devono evolvere mentre evolve il documento italiano
  • ricevere le traduzioni ed inserirle nell’impaginato con gli asset (foto, disegni)

Si tratta di passaggi molto complessi, e in cui l’errore si può facilmente generare (spesso anche senza accorgersene).

La cosa interessante, è che questi passaggi complessi si ritrovano anche nelle aziende più piccole.

L’errore è proprio questo: pensare che essere una piccola azienda significhi svolgere attività semplici.

Come puoi vedere dagli elenchi qui sopra, non è per niente vero.

Soprattutto se facciamo un’altra considerazione.

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Dove si trovano i contenuti necessari a creare cataloghi o manuali?

Al 90% dei casi, in documenti Excel o Word.

Molte aziende tendono ad affidare l’archiviazione di dati e informazioni, spesso anche sensibili, ad alcuni software “generici” come quelli prodotti dal colosso Microsoft.

Sia chiaro, sono software validi ed efficienti, ma non adatti alla gestione e allo scambio dei contenuti necessari a produrre cataloghi o manuali.

Il motivo è semplice: il fatto di archiviare le informazioni all’interno di un documento genera disordine e inefficienza nel momento in cui ci si appresta a trasferire dati  da un documento a un altro o da un reparto all’altro.

È infatti tipico il fatto di copiare dati da una colonna Excel o le informazioni da un paragrafo di Word per creare un nuovo documento. Ma chi ti assicura che il dato contenuto nell’Excel nel frattempo non sia cambiato?

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Ti faccio un esempio: se tu volessi conoscere l’indirizzo di un tuo cliente a cui fare la consegna, andresti a prendere una vecchia fattura dal raccoglitore, oppure andresti ad aprire l’anagrafica del gestionale? La risposta è ovvia! La fattura è solo un documento, nulla garantisce che l’indirizzo sulla fattura sia ancora valido. La verità è nel gestionale!

Bene! Ti devi dotare di un “gestionale delle informazioni” anche per tutto il contenuto che ti serve per creare cataloghi, listini, manuali, schede prodotto ecc..

Questi gestionali hanno un nome: sono il PIM (Product Information Management) e il CCMS (component content management system) più finalizzato alla creazione della manualistica.

Questo permette di archiviare informazioni univoche e non “ingessate” in un documento e ti permette poi di accedere facilmente a dati CORRETTI in modo rapido e mirato.

Se ti appresti a sviluppare un catalogo o un manuale, devi assolutamente valutare la possibilità di affidarti a una tecnologia che ti permetta di ottimizzare i tempi di lavoro e che consenta al tempo stesso di migliorare la comunicazione esterna, ma anche interna tra i diversi reparti interessati.

Un buon PMI/CCMS ti permetterà di semplificare i processi, permettendoti inoltre di effettuare una gestione integrata delle diverse informazioni presenti in azienda.

Ora capisci bene perché l’affermazione:

“Siamo ancora troppo piccoli, non ci serve un software del genere”…

…non può proprio stare in piedi.

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Una piattaforma PMI/CCMS porta diversi vantaggi. Ecco i 5 principali.

1 – Gestione integrata ed efficace

La tua azienda potrà registrare fin da subito grandi vantaggi. Il primo riguarda la possibilità di utilizzare il software per gestire la totalità delle informazioni presenti in azienda. Un PIM/CCMS adeguato ti permetterà di ottenere flessibilità nella gestione dei processi.

2 – Una migliore esperienza per il cliente

L’utilizzo di un “gestionale delle informazioni” ti permetterà di pianificare e organizzare l’attività in modo da avere dati sempre aggiornati e di facile reperibilità.

Tutto ciò, significa poter offrire ai tuoi clienti servizi di qualità: dati esatti, velocità nell’erogazione, informazioni trasmesse secondo il media più idoneo (carta, o web).

3 – Ottimizzazione dei tempi di lavoro

Una piattaforma PMI/CCMS permetterà di ottenere incredibili vantaggi nel time to market.

Grazie al fatto di poter abbattere drasticamente le tempistiche relative alla fase di impaginazione e pubblicazione.

4 – Riduzione dei costi

Poter contare su informazioni ben organizzate e archiviate in modo chiaro, significa certo ridurre i costi legati alla gestione operativa, ma anche ottenere risparmi nell’ordine del 60% nei costi delle traduzioni.

5 – Facile espansione della gamma dei prodotti e dei servizi

La crescita aziendale porta con sé una maggiore complessità a livello organizzativo e di gestione.

Un’azienda che cresce, solitamente prevede un aumento dell’offerta di prodotti, richiedendo quindi una maggior disponibilità di informazioni sui diversi prodotti.

Se già oggi la tua azienda fatica a gestire nel modo giusto questo grande flusso di informazioni legate ai prodotti che vendi, allora può essere arrivato il momento di affidarsi a una tecnologia capace di organizzare in maniera efficace l’archiviazione e l’organizzazione dei dati.

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Giorgio Saleri
Business Developer

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