manuali tecnici normativa ekr orchestra

Devi scrivere i manuali tecnici? Occhio alla normativa!

Quando si tratta di manuali tecnici, la precisione è tutto.

Precisione nella descrizione, nel messaggio e nella procedura. Ma precisione anche riguardo alla normativa.

Come ben sai, per la redazione di manuali tecnici è necessario seguire una normativa definita, che osservi le indicazioni legislative ma che si basi anche su istruzioni chiare sia per chi redige, sia per chi traduce sia per chi consulterà il manuale.

 

Scendendo nel dettaglio, la normativa a cui fare riferimento per quanto riguarda i manuali tecnici è la Risoluzione del Consiglio del 17/12/1998 (GUCE del 31/12/1998), riguardante la redazione delle istruzioni per l’utilizzo dei beni di consumo tecnici, a cui si aggiunge la Direttiva 2006/42/CE definita “Requisiti essenziali di sicurezza e di tutela della salute relativi alla progettazione e alla costruzione delle macchine”.

Come redigi il tuo manuale?

La redazione dei manuali tecnici presenta dei principi generali che non vanno ignorati. Primo fra tutti, il fatto che le istruzioni devono essere redatte in una o più lingue ufficiali del paese in cui la macchina viene usata e che devono esser tradotte da personale specializzato e da operatori professionali. Ricorda che in alcuni casi la lettura sarà poi anche destinata a soggetti non esperti del settore.

Per le istruzioni d’uso, ci sono direttive e norme di cui tenere conto. Prima fra tutte, l’esposizione dei contenuti.

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L’importanza di contenuti ben strutturati

Le istruzioni di un manuale devono essere presentate secondo una sequenza logica, che divide i diversi processi in categorie, come i dati anagrafici, i contenuti sulla sicurezza, quelli sull’installazione e quelli sui modi d’uso.

Un manuale deve presentare la ragione sociale e l’indirizzo completo del fabbricante e del suo mandatario, ma anche la dichiarazione di conformità CE e i dati relativi al prodotto.

La parte iniziale di un manuale, quindi, deve proporre una breve descrizione del prodotto, delle sue funzionalità e le sue precauzioni d’uso. Solo in un secondo momento si potranno inserire informazioni più dettagliate, riassunte tutte nel sommario, da porre all’inizio o alla fine.

Saranno poi inseriti anche dati tecnici e, infine, le modalità di smaltimento o riciclo del prodotto al termine della sua vita.

Da non sottovalutare anche l’importanza di inserire le istruzioni relative al trasporto, al montaggio, alla movimentazione e allo stoccaggio del prodotto.

E se ci sono diversi modelli dello stesso prodotto?

È buona norma, nel caso esistano diversi modelli dello stesso prodotto, redigere istruzioni d’uso differenziate per ogni singolo modello, così da evitare fraintendimenti o altri pericoli.

Lo stesso manuale può essere accettato solo se, nonostante la differenza di modello, i prodotti sono utilizzabili e attivabili allo stesso modo.

I contenuti devono quindi essere esposti in maniera sequenziale e rispettare i vari processi e i possibili problemi che potrebbero manifestarsi.

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Principi sulla sicurezza

Per quanto riguarda i consigli e le avvertenze di sicurezza, queste devono essere esposte nelle istruzioni per l’uso e ripetute nelle fasi operative in cui potrebbero manifestarsi le relative problematiche.

Le istruzioni devono richiamare l’attenzione del lettore. Un manuale tecnico deve sì rappresentare le modalità per far funzionare un prodotto o macchinario, ma deve anche e soprattutto allertare l’utilizzatore sui possibili rischi.

Le controindicazioni devono quindi essere evidenziate e correlate dagli imprevisti problematici più comuni, dalle operazioni per risolverle e infine dalle indicazioni per il servizio di assistenza.

Fondamentale è, poi, descrivere le operazioni da eseguire in caso di mancato funzionamento e dare indicazioni per la regolazione e la manutenzione sia preventiva sia operativa nei casi critici.

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Comunicare con un linguaggio semplice

Per una corretta esposizione è necessario, però, far attenzione al linguaggio adoperato.

In un manuale che si rispetti, è bene utilizzare un linguaggio facilmente comprensibile per il consumatore finale. Innanzitutto, come dicevamo, esso deve essere tradotto nella lingua ufficiale della Comunità in cui viene pubblicato.

In un secondo momento, sarebbe bene rivolgersi a professionisti del settore per tradurre il manuale in diverse lingue.

Una seconda norma a cui porre particolare attenzione è il livello del linguaggio da utilizzare. Tieni bene a mente che ti stai rivolgendo a dei consumatori che, spesso, non sono del settore. Dunque è buona norma avere sempre bene a mente il tipo di pubblico che dovrà leggere il testo.

Usa quindi una grammatica corretta ma non artificiosa, con vocaboli semplici, chiari e coerenti. Lo stesso componente della macchina, o lo stesso gruppo, devono essere sempre nominati allo stesso modo affinché non sorgano ambiguità. Da qui l’esigenza di creare un Glossario Aziendale, condiviso da tutti i reparti.

Nel caso si utilizzino disegni, affiancali sempre dal testo esplicativo.

Le informazioni non devono essere confuse, ma facilmente rintracciabili e precise.

Come essere comprensibili?

Redigere un manuale richiede quindi particolare attenzione alle leggi, alle direttive e alle norme sulle istruzioni d’uso. Ad esempio, è necessario rispettare anche la UNI EN ISO 12100, che definisce la terminologia e la metodologia la sicurezza nella progettazione dei macchinari.

Il manuale è un insieme di informazioni che si trasmettono al consumatore finale. Il contenuto deve essere quindi strutturato in funzione delle operazioni che l’utilizzatore potrà eseguire. Per questo motivo, è bene essere certi della funzionalità delle informazioni che sono scritte nel manuale.

Grazie allo usability testing, sarà possibile far testare ad un numero limitato di utilizzatori le varie funzioni del prodotto. Dopo accurate osservazioni, sarà possibile capire il grado di esposizione e facilità di comprensione del manuale.

Adempiere alla normativa sui manuali tecnici e le istruzioni è solo una parte del lavoro.

Per creare dei cataloghi o manuali tecnici veramente efficaci, bisogna partire dall’inizio della “filiera” dell’informazione.

A monte, la tua azienda come produce e gestisce le informazioni?

Tutti i dati e i contenuti che dovrai utilizzare nei manuali tecnici, chi li crea? Dove si trovano? Come vengono modificati e come vengono trasmessi da professionista a professionista, da reparto a reparto?

Se stai ancora utilizzando fogli Excel e una manciata di programmi differenti per gestire i diversi contenuti di cui hai bisogno, sappi che sei nei guai.

Già, perché così facendo aumenti esponenzialmente la possibilità di generare errori e di non trasmettere a reparti diversi (e a persone diverse) le corrette informazioni per la redazione di manuali tecnici.

Esiste un modo per evitare tutti questi problemi, che possono costarti molto, molto cari…

Si chiama EKR Orchestra®, l’esclusivo PIM che abbiamo creato per permetterti di gestire in tutta sicurezza le informazioni e i contenuti dei prodotti, senza ridondanze e perdite anche tra reparti diversi e accompagnarle integre fino al documento PDF o html, nelle diverse lingue

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Giorgio Saleri
Business Developer

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