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Quanti dati tossici ammorbano la tua azienda?

Quando si parla di gestire l’informazione in azienda, sembra scontato che sia una cosa riservata all’ufficio IT.

Ma non è proprio così. Seguimi.

Focalizziamoci sulle informazioni relative ai tuoi prodotti

Certamente una tipologia d’informazioni sono dominio del gestionale. Sono quelle transazionali, necessarie per produrre i beni (componenti, fornitori, costi), per venderli (prezzi, mercati, pezzature) e per movimentarli (dimensioni, pesi).

Ma ci sono anche quelle necessarie per progettarli, costruirli, mantenerli e aggiornarli, che sono dominio dei sistemi PLM (Product Lifecycle Management).

Infine ci sono le informazioni da comunicare al mondo, verso l’esterno dell’azienda: le caratteristiche del prodotto, come è fatto, come funziona, come usarlo, come interagire con esso, perché sceglierlo, perché è migliore o peggiore di altri, ecc.

Ti sei mai chiesto dove stanno queste informazioni all’interno della tua azienda?

Cominciamo dal principio: chi le crea? dove nascono?

● Alcune informazioni sono prodotte dai progettisti e sviluppate dall’ufficio tecnico: caratteristiche, valori, prestazioni, ecc.
● Altre informazioni sono create dal marketing, per esempio: le immagini, le descrizioni, i plus, le associazioni per famiglia, modello, per ambito ecc.
● ll marketing poi, dovendo comunicare al mondo, si appoggia ai traduttori per versionare in lingua i contenuti.
● Le informazioni relative al pricing sono di dominio dei commerciali.
● L’ufficio manualistica poi genera informazioni relative alle modalità di utilizzo corretto del prodotto, come montarlo, usarlo, ripararlo, riciclarlo ecc.

Ci fermiamo qui perché ti sarai già messo le mani nei capelli: più che un’azienda sembra la Torre di Babele!

Cosa causa questo caos

Il caos deriva dal fatto che ognuno di questi dipartimenti gestisce le informazioni a modo proprio e magari le tiene ben strette e fa fatica a condividerle.

Tipico esempio: “quando ti servono me le vieni a chiedere!”.

Non c’è coordinamento, nessuna connessione, nessuna sincronizzazione.

Ma se anche tutti i tuoi colleghi fossero degli angioletti e fossero carichi di buona volontà, sai perché comunque le cose non girerebbero come dovrebbero?

Perché tipicamente chi crea un’informazione, chi genera un dato, lo va a depositare all’interno di un documento. Sembra scontato, ma questa è l’origine di tutti i guai, è il peccato originale!

Ecco, abbiamo scoperto dove sono le informazioni: sono racchiuse nei documenti!

Ora pensaci bene: se anche tutti i documenti girassero alla perfezione, fossero condivisi, se tutto fosse ordinato come in una meravigliosa biblioteca, catalogato ecc. avresti risolto solo una parte del problema.

Infatti i documenti sono dei pessimi contenitori di informazioni.

E ti spiego il perché.

Perché sempre in azienda c’è la necessità di smontare e ricombinare le informazioni per gli usi più svariati. Prendi un testo di qua, una tabella di là, l’immagine da internet (così faccio prima!) e crei un nuovo documento.
Sembra la cosa più naturale di questo mondo. Ma in realtà con questa attività, che va sotto il nome di “copia/incolla, stai immettendo in azienda dati tossici.

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Chi ti assicura che quel dato che hai preso da quel foglio Excel non sia già stato modificato dall’ufficio tecnico?

E comunque, fosse anche che tutto sia corretto (frutto del paziente lavoro di controllo e ricontrollo), il dato che domani l’ufficio tecnico modificherà te lo ricorderai di aggiornare sul tuo documento e su tutti gli altri documenti in cui è presente?

Mentre allo stesso tempo magari altri colleghi avranno usato parti del tuo documento per farne altri ecc.

Non ti viene in mente il “telefono senza fili”, il gioco che facevi da ragazzo? Dal primo della fila partiva una frase e dopo vari passaggi di voce arrivava, all’ultimo, una frase diversa secondo l’interpretazione arbitraria dei vari passaggi. È proprio quello che succede in azienda.

Ed è così che si generano i dati tossici che girano per gli uffici.

Allora cosa dovremmo fare?

Immaginiamo per un momento che il nostro documento (una scheda tecnica, un listino, un’offerta commerciale o un manuale) sia come un apparecchio, una macchina.

● La macchina è fatta di pezzi (componenti).
● I pezzi vengono prodotti da svariati fornitori.
● I pezzi arrivano dai fornitori nel magazzino e vengono codificati e stoccati secondo una certa logica affinché possano essere perfettamente identificati e ritrovati.
● In base a un progetto (una distinta base), i pezzi=componenti vengono assemblati per produrre il manufatto.
● Alcuni componenti sono comuni a molti manufatti, pensiamo alle viti e bulloni o alle maniglie o agli interruttori, ma vengono assemblati in modo diverso a seconda della distinta base.

Ora torniamo al documento.

Anche il documento è fatto di pezzi: il titolo, il sottotitolo, il paragrafo, la tabella, il disegno, la nota. Pezzi che potrebbero essere prelevati da un magazzino organizzato in cui questi sono stati depositati, codificati e mantenuti da chi li ha generati.

Un processo logico, intuitivo. Ma come fare?

Ci viene in auto la tecnologia e il supporto di una lunga esperienza.

La base tecnologica si chiama PIM (Product Information Management) una sorta di gestionale delle informazioni, che ci permette organizzare e stoccare tutte informazioni e di gestirle e mantenerle.

Gestirle e mantenerle significa molte cose:

● attribuirgli una etichetta
● fare in modo che non vi siano ridondanze
● tenere traccia di tutti i passaggi,
● riconoscere le priorità di accesso
● essere pronti e aperti al prelievo per l’utilizzo su qualsiasi canale

Un buon PIM deve poi essere in grado di accompagnare queste informazioni integre fino al loro utilizzo finale: la pubblicazione su un documento (carta, web o digitale).

Quando sarai riuscito a fare questo in azienda non gireranno più dati tossici. Tutto sarà sotto controllo e filerà come l’olio.

  • Chi crea dati si occuperà solo di questo e avrà l’impegno di stoccarli e mantenerli.
  • Chi crea documenti dovrà solo preoccuparsi di prelevare i pezzi dal magazzino e aggregarli secondo il progetto.
  • Chi ha bisogno di informazioni per le ragioni più diverse saprà sempre dove trovarli. Se un dato esiste è lì, e solo lì… ed è quello giusto!

Tutti per uno, uno per tutti!

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Giorgio Saleri
Business Developer

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