6 tipi di informazione EKR Orchestra

Sai quali sono i 6 tipi di informazione?

Quando ti stai apprestando a scrivere della documentazione, che sia tecnica o meno, ci sono due domande che dovresti sempre porti:

  • Per quale motivo il lettore mi dovrebbe leggere?
  • A quali esigenze il tuo lettore sta cercando di rispondere mentre legge il documento?

Smarcato questo aspetto, ti renderai conto che tutte le varietà di informazione si possono catalogare in queste 6 macro tipologie che andiamo a definire tra poco.

Ti sarà molto utile perché – sapendo in anticipo che cosa vuoi dire – certamente andrai più velocemente al nocciolo della questione, senza inutili divagazioni.

A ciascun tipo sono associate delle domande che si legano a quanto detto all’inizio: “quali esigenze il tuo lettore sta cercando di soddisfare”.

Ecco i 6 tipi di informazione:

  1. PRINCIPIO (regola)

“Cosa dovrei fare o non fare?”

Rientrano in questo gruppo tutte quelle informazioni che danno delle norme.

Possiamo citare in questo gruppo le linee guida o policies, per esempio: “nel locale caldaia è assolutamente proibito fumare”; le norme imposte dalla legislazione, per esempio: “in Europa, ad eccezione di Regno Unito e Irlanda la guida è a destra”; le regole contingenti, per esempio: “entrare in classe entro le ore 9.00”; le avvertenze, per esempio: “non utilizzare contenitori in metallo per riscaldare il cibo nel microonde”; le leggi universalmente riconosciute: “il cliente ha sempre ragione”, “Non disperdere … nell’ambiente dopo l’uso”

  1. NOZIONE (concetto)

Cos’è (qualcosa)?

Rientrano in questo gruppo tutte quelle frasi che spiegano qualcosa e sono spesso trattate come definizioni.

Faccio degli esempi: “Cos’è il raccoglitore anticalcare? Il raccoglitore anticalcare è un raccoglitore dei depositi calcarei che raccoglie automaticamente i depositi calcarei che si formano nel ferro.” Oppure: “Cos’è il sistema di ancoraggio ISOFIX? Il sistema ISOFIX trattiene il seggiolino durante la guida e in caso di incidente: questo sistema è progettato per una facile installazione e riduce la possibilità di una scorretta installazione del seggiolino.”

  1. CONFIGURAZIONE (struttura)

“Che aspetto ha una certa cosa? quali sono le sue componenti?”

Spesso la descrizione di una struttura si avvale di uno schema o di un disegno/immagine che ne facilita la comprensione.

Per esempio: “La struttura è rappresentata in forma schematica in fig. 1 nelle due

possibili versioni: pnp e npn, con i simboli grafici corrispondenti. La parte centrale viene chiamata base e le due zone laterali emettitore e collettore…”

6 tipi di informazione EKR Orchestra

  1. PROCESSO

“Cosa succede? Come funziona (qualcosa)?”

Per esempio: “ Quando premi il tasto DEL, il cursore si sposta indietro di uno spazio e cancella il carattere che vi si trova.”
Oppure: “Quando l’interruttore luci si trova nella posizione di luce di posizione, se si spengono i fendinebbia anteriore, si spegneranno anche i retronebbia.”

  1. PROCEDURA

“Come faccio (qualcosa)?”

Lo scopo della procedura è fornire delle istruzioni esplicite e dettagliate per l’esecuzione di un’attività. Molto spesso sono presentate come: Passo/Azione con verbo imperativo o infinito.

Esempio: “Procedura di Setup, 1. Iniziare con il collegamento del T.92USB al proprio computer con il cavo USB in dotazione.  2. Scaricare e installare il software di incisione Audacity visitando il sito. 3. Aprire Audacity. –  4. Posizionare il cursore su Edit e poi Preferences. Ecc. “

Oppure con: Se…/Allora (la cosa da fare). Esempio: “Se risulta difficoltoso rimuovere la sporcizia, utilizzare lo stick realizzato specificamente per la pulizia delle piastre Durillium.”

Talvolta può esser presentata sotto forma di tabella per concisione.

  1. FATTO (dato di fatto)

“Quali sono i fatti?”

Sono frasi che espongono un dato di fatto.

Per esempio: Materiale: cotone 100%.

Oppure degli elenchi puntati.

Per esempio: “Oltre a questo manuale dovresti trovare nella confezione i seguenti oggetti: 1. Il Commodore 64.  2. L’alimentatore. 3. Il cavo per il video…”

Oppure delle tabelle che riportano nella prima colonna delle caratteristiche e nelle successive dei valori.

Talvolta i fatti possono essere riassunti in grafici o icone.

Aver chiaro questo tipo di suddivisione ti aiuterà a strutturare meglio il tuo lavoro e trasformare il documento in un’esperienza molto più vicina alle esigenze del lettore.

Ricorda che ci sono dei software che ti consentono di organizzare e gestire le informazioni di prodotto con semplicità e precisione. Si tratta di software PIM o CCMS, delle piattaforme che migliorano la comunicazione tra tutti i reparti coinvolti nella gestione delle informazioni, come il reparto marketing e l’ufficio tecnico.

Non solo, perché sono applicativi che grazie ad una suddivisione strutturata dei contenuti informativi, permettono di archiviare e quindi utilizzare le informazioni necessarie con semplicità, da parte di tutti gli attori coinvolti.

Però sappi che non tutti i Product Information Management sono uguali.

In EKR abbiamo creato una piattaforma tecnologica unica, che unisce sia le informazioni del PIM sia quelle del CCMS: questa piattaforma si chiama EKR Orchestra®. Scoprila qui.

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Giorgio Saleri
Business Developer

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